5 Buchhaltungsdienste für Kleinunternehmen & Selbstständige
Graulst du dich auch davor die Buchhaltung in deinem Unternehmen mal wieder von Grund auf zu überarbeiten? IMTEST hat für dich getestet, welche Buchhaltungsdienste die Verwaltung der Finanzen erleichtert.
Einer der nervigen und zeitaufwendigen Aufgaben eines Unternehmens ist es, die Finanzen zu erledigen. Online-Buchhaltungsdienste nehmen einem diese Aufgaben zwar nicht vollständig ab, helfen bei regelmäßigem Einsatz aber dabei, das Geld besser im Griff und einen besseren Überblick über Ein- und Ausgaben zu behalten. IMTEST hat für dich untersucht, welche Online-Buchhaltungs-Software für welche Zielgruppe die beste Wahl darstellen und wie sich diese unterscheiden. Zusätzlich sollte noch gesagt werden, dass sich diese Buchhaltungstools für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, Einzelunternehmerinnen und Unternehmer und Freiberufler*innen richten.
Mehr als nur Buchhaltung
Angebote und Rechnungen schreiben, die eingehenden Einnahmen zu verfolgen sowie Rechnungen gehören dabei zu den absoluten Grundlagen. Dazu kommen Fragen nach der Rentabilität. Und wenn diese nicht stimmt, wo die Gründe liegen. Wo lässt sich sparen? Ein guter Online-Buchhaltungsdienst kann dir Fragen wie "Wo lässt sich sparen? Oder sollte ich investieren?" mit wenigen Klicks Antworten. Wer den Dienst mit allen relevanten Daten füttert, also über Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, wiederkehrende Verpflichtungen und vieles mehr, und das Ganze mit seinen Bankkonten verknüpft, hat die Möglichkeit, anpassbare Berichte zu genieren und so einen guten Überblick über die Finanzlage der eigenen Unternehmung zu erhalten.
Buchhaltungsdienste: Erst testen, dann kaufen
Du bist von solchen Tools noch nicht ganz überzeugt? 14 Tage lang kannst du diese Produkte kostenlos testen. Erst anschließend fallen monatliche Kosten an. Der Einstieg stellt dabei die schwierigste Hürde dar. Denn je nach Alter und Größe der Firma, kann die Einrichtung eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Nachdem das Nutzerkonto angelegt ist, gilt es Fragen zum Unternehmen zu beantworten, Bankkonten und Bezahldienste wie PayPal zu verknüpfen sowie Kunden und Lieferanten anzulegen. Zudem ist es empfehlenswert, sämtliche Einstellungen des Buchhaltungsdienstes mindestens einmal durchzugehen und entsprechend anzupassen. In der Regel kannst du die meisten Funktionen ein- oder ausschalten, um entweder die Benutzeroberfläche zu vereinfachen oder die verfügbaren Funktionen zu maximieren.
Von IMTEST wurden diese fünf Tools getestet:
- WISO Mein Büro Web M für 431 Euro / Jahr
- BuchhaltungsButler Vorbucher für 419,40 Euro / Jahr
- Papierkram Pro+ für 96 Euro / Jahr
- Lexoffice XL für 298 Euro / Jahr
- SevDesk Buchhaltung für 214,80 Euro / Jahr
Buchhaltungsdienste: Die wichtigsten Kriterien
Funktionen und Flexibilität
Am besten ist, wenn ein Buchhaltungsdienst möglichst viele Funktionen im Paket dabeihat. Zu den Grundfunktionen zählen dabei unter anderem Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA), Buchungsvorlagen für die Online-Buchhaltung sowie Verknüpfung und Übernahmen von Umsätzen aus dem Online-Banking. Dazu kommen Extras wie das Einbinden des eigenen Logos in die Korrespondenz, mobile Apps und Kassenbuch. Im Testfeld waren im Bereich "Ausstattung" "Lexoffice XL" und "SevDesk – Buchhaltung" am besten aufgestellt.
Jede Firma hat allerdings andere Anforderungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die gewählte Lösung sich möglichst gut an die (hoffentlich) steigenden Bedürfnisse anpassen lässt. Stoßen zum Beispiel mehrere Mitarbeiter dazu, sollten auch diese auf den Dienst zugreifen können. Zudem wäre die Erweiterung um eine Lohnbuchhaltung praktisch. Letztlich sollte der Dienst Schnittstellen bereitstellen, über die sich verschiedene E-Commerce-Software integrieren lassen.
Bedienung
Wenn das Thema "Buchhaltung" in den Raum geworfen wird, brechen die meisten Menschen nicht in Jubelstürme aus. Damit das sperrige Thema nicht zur Qual wird, ist eine möglichst zugängliche und einfache Bedienung vorteilhaft, genau wie leicht verständliche Hilfetexte, Anleitungen und Erklärvideos sowie persönlicher Support bei speziellen Fragen. Besonders gut in dieser Beziehung schneiden "Lexoffice XL" und " WISO mein Büro Web M" ab. Generell fällt aber keiner der Testkandidaten in dieser Beziehung negativ auf.
Kosten
Wer direkt auf eine umfassende Lösung mit großem Funktionsumfang setzt, zahlt womöglich für Leistungen, die überhaupt nicht gebraucht werden. Je größer aber der Umfang, desto höher in der Regel der Preis. Dabei zeigt sich das Preisspektrum im Testfeld als überraschend breit. Angefangen bei 10 Euro pro Monat für Papierkram, bis hin zu 44,95 Euro pro Monat für den "Vorbucher"-Tarif von BuchhaltungsButler. Ein wichtiger Faktor ist dabei die Anzahl der Nutzer, die auf den Dienst zugreifen sollen. Bei "Lexoffice XL" lassen sich zum Beispiel uneingeschränkte viele Nutzer*innen mit verschiedenen Rechten anlegen, bei "SevDesk – Buchhaltung", "BuchhaltungsButler – Vorbucher" sowie "Papierkram Pro+" nur jeweils einer. Ist es erforderlich weitere Nutzer*in einzurichten, kostet das Extra.
Datenschutz & AGB
Die AGB, die Datenschutzbestimmungen und die Datenschutzumsetzung ließ IMTEST von Rechtsanwalt Thomas Brehm unter die Lupe nehmen. Dabei erwies sich das Niveau in der Gesamtbetrachtung als, vorsichtig ausgedrückt, schwach. Keinem Dienst attestierte der Experte für den Bereich Recht & Datenschutz eine bessere Note als "ausreichend", für den Anbieter "Papierkram" kam unterm Strich sogar ein "mangelhaft" heraus. In den AGB behält sich beispielsweise "Lexware" vor, jederzeit die Vergütung einmalig pro Jahr um bis zu 10 Prozent zu erhöhen. Den Vogel schießt "Papierkram" ab. Der Dienst sieht nach seiner Leistungsbeschreibung generell eine Betriebszeit "werktags von 06:00 bis 22:00 Uhr MEZ" vor. Im Umkehrschluss bedeutet das, das zwischen 22 und 6 Uhr und an Nicht-Werktagen die Funktion überhaupt nicht gewährleistet sein muss.
Fazit
Ein Abo für einen Buchhaltungsdienst kann sich auch für Kleinunternehmer*innen und Unternehmer*innen lohnen. Dieses Tool hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren. Das beste Paket hat Lexoffice mit der Version XL geschnürt. Die Ausstattung und die Bedienung sind unschlagbar, die Kosten bewegen sich im guten Mittelfeld. Fast genauso gut, dafür aber ein wenig günstiger: "SevDesk Buchhaltung". Solo-Selbständige können aber auch mit "Papierkram Pro+" glücklich werden, den mit 8 Euro pro Monat mit Abstand günstigstem Anbieter im Test. Der Dienst bietet nahezu alle Basisfunktionen. Noch viel besser: auch Buchhaltungseinsteiger*innen finden sich in der übersichtlichen Oberfläche schnell zurecht.
